Requisitos y procedimientos para inscribir a los Oficiales de Cumplimiento en el Registro de Sujetos Obligados de la UAF

Dada la necesidad de que  los Sujetos Obligados, en su labor de prevención, mitigación y detección temprana de los riesgos asociados al LA/FT/FP, creen funciones y/o estructuras administrativas que supervisen el cumplimiento de las medidas y procedimientos ALA/CFT/CFP, con el fin de aportar en la protección e integridad de la economía nacional, se debe designar a una persona para que de manera permanente le represente ante la UAF, quien será denominada Oficial de Cumplimiento, el cual será responsable de administrar, dirigir y controlar la implementación de medidas de prevención y detección del LA/FT/FP, así como de los reportes de información de transacciones sospechosas y otras informaciones relevantes para la UAF. 

Por tanto, y conforme lo establecido en los artículos 3 y 5 de la Ley No. 976 y los artículos 15, literal "b" y 30, literal "d", de la Ley No. 977, se establecen los siguientes requisitos y procedimientos para inscribir a los Oficiales de Cumplimiento en el Registro de Sujetos Obligados de la UAF. 

I. REQUISITOS DE REGISTRO

A. Requisitos para ocupar el cargo de Oficial de Cumplimiento.

          La persona que sea propuesta para ocupar el cargo de Oficial de Cumplimiento en prevención del LA/FT/FP debe cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:

1. Ser profesional debidamente acreditado con título universitario o contar con experiencia equivalente.
2. Acreditar que ha recibido capacitación en prevención del LA/FT/FP. En caso de que la persona nombrada no cumpla con este requisito, el Sujeto Obligado deberá capacitarlo en un plazo no mayor a seis meses contados desde que se emite la Carta de No Objeción de la UAF y deberá remitir los soportes. Esta capacitación debe ser impartida por profesionales o especialistas en materia de prevención del LA/FT/FP.
3. No estar incurso en ninguna de las siguientes causas de incompatibilidad:
   1. Ser Oficial de Cumplimiento en prevención del LA/FT/FP de otro Sujeto Obligado.
   2. Ser accionista, socio, director, gerente general, ejecutivo de mayor rango o parte relacionada del Sujeto Obligado. Este inciso no será exigible en caso de que el titular de la actividad funja como Oficial de Cumplimento, conforme lo previsto en el artículo 4 de la Resolución No. UAF-N-017-2019; 
   3. Ser auditor interno del Sujeto Obligado o de cualquier otro Sujeto Obligado.
   4. Ser deudor moroso en cobro judicial del sector financiero y microfinanciero.
   5. Tener antecedentes judiciales por delitos dolosos.

   6. Haber sido vinculado por autoridades competentes por presunta participación en actividades de LA/FT/FP.

Los documentos establecidos anteriormente deberán presentarse en el idioma español. Cuando sean emitidos en el extranjero ya sea en español o en otro idioma deberán ser autenticados o apostillados por las autoridades competentes.

De estar escrito en idioma distinto al español, deberá presentarlo con su respectiva traducción, en caso contrario no serán admitidos.

II. PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO

A. Procedimiento para inscribir al Oficial de Cumplimiento

Los Sujetos Obligados utilizarán la plataforma electrónica de la UAF para proveer la información y documentación de la persona propuesta como Oficial de Cumplimiento.

El Sujeto Obligado deberá:

1.         Completar el Perfil del Oficial de Cumplimiento con la información correspondiente.
2. Adjuntar al Perfil del Oficial de Cumplimiento los siguientes documentos:
   1. Carta de solicitud de aprobación de la propuesta como Oficial de Cumplimiento, dirigida al Director de la UAF.
   2.         Documento de identidad reconocido por la legislación nacional.
   3.         Hoja de vida actualizada con foto.
   4.         Título(s) Profesional(es) o carta en la que haga constar la experiencia equivalente. 
   5.         Declaración notarial de la persona propuesta que confirme que en ella no concurren las circunstancias relacionadas en el artículo 6, numeral 3 de la de la Resolución No. UAF-N-017-2019.
   Los documentos que se adjunten al perfil deberán ser claros y legibles. 
   

       B. Resultados de la revisión

En un plazo máximo de treinta días, la UAF revisará y verificará de forma extra situ la información presentada, contados desde la fecha en que recibe la documentación completa.

Cumplido el plazo, la UAF a través de la plataforma electrónica notificará el resultado de la evaluación a los Sujetos Obligados mediante Cartas de Objeción o No Objeción, las que podrán ser descargadas utilizando las credenciales de acceso a la plataforma electrónica asignadas.

Cuando la UAF tenga reparos u observaciones respecto a la propuesta de Oficial de Cumplimiento, emitirá una Carta de Objeción, indicando la causal de rechazo y orientando la presentación de otro candidato en un plazo de treinta días, contados desde que se emite la carta. La presentación de la nueva propuesta deberá realizarse conforme los requisitos y procedimientos previstos en los artículos 6 y 7 de la Resolución No. UAF-N-017-2019.

En caso de que no se tenga reparos u observaciones acerca de la persona propuesta, la UAF emitirá al Sujeto Obligado una Carta de No Objeción, y quedará sin efecto una vez que el Oficial de Cumplimiento cese sus funciones en el cargo.

La UAF podrá capacitar al Oficial de Cumplimiento en el uso de la plataforma electrónica.

       C. Nombramiento

La designación de la persona que ocupe el cargo de Oficial de Cumplimiento posterior a que reciba la Carta de No Objeción, debe hacerse mediante contrato laboral por tiempo indeterminado, excepto en el caso de que el titular de la actividad funja como Oficial de Cumplimiento, conforme lo previsto en el artículo 5, literal "a" de la presente normativa. 

Los Sujetos Obligados no podrán subcontratar o tercerizar las funciones de un Oficial de Cumplimiento.

El cumplimiento de las condiciones anteriores será verificado mediante supervisiones que realice la UAF.

Los requisitos y procedimientos arriba establecidos son exclusivamente para los Sujetos Obligados regulados por la UAF. 

Nota Aclaratoria

En el caso de los Oficiales de Cumplimiento designados por las Instituciones Financieras reguladas y supervisadas por la SIBOIF y CONAMI, deberán regirse por lo establecido en la Resolución No. UAF-N-016-2019 en su artículo 4 literal f, y artículo 11, los que establecen los siguientes documentos y requisitos, tanto para Oficial de Cumplimiento Titular y/o Suplente:

1. Carta de No Objeción extendida por su supervisor.
2. Documentos de identidad, vigentes y reconocidos por la legislación nacional, y
3. Hoja de vida, la que deberá incluir sus números telefónicos y correos electrónicos de contacto.

En caso de que su órgano de supervisión no exija la designación de un Oficial de Cumplimiento, el representante legal y/o ejecutivo principal de este, recibirán credenciales de acceso a la plataforma electrónica de la UAF para que sean ellos quienes presenten los reportes que esta requiera.

Los documentos establecidos anteriormente deberán presentarse en el idioma español. Cuando sean emitidos en el extranjero ya sea en español o en otro idioma deberán ser autenticados o apostillados por las autoridades competentes. De estar escrito en idioma distinto al español, deberá presentarlo con su respectiva traducción, en caso contrario no serán admitidos. 

Los Sujetos Obligados regulados por la SIBOIF y la CONAMI notificarán a la UAF sobre la sustitución definitiva de las personas designadas como Oficial de Cumplimiento titular y/o suplente en un plazo de tres días desde su aprobación. Los Sujetos Obligados supervisados por la UAF informarán sobre esto, de acuerdo con la normativa específica que esta promulgue sobre la materia.