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Con el objetivo de elaborar un material de apoyo, se ofrece aquí una selección de las preguntas más frecuentes planteadas por los Sujetos Obligados, y las respuestas emitidas por la UAF, las que pueden servir como documento de consulta para los Oficiales de Cumplimiento de las entidades en el desempeño de sus funciones.

Dichas consultas se detallan a continuación:

REGISTRO:

¿En qué consiste el Registro ante la UAF?

La UAF debe contar con un registro completo de información adecuada, precisa y actualizada sobre las personas naturales y jurídicas que son designadas como Sujetos Obligados.

Conforme lo establecido en el artículo 14 del Decreto Ejecutivo N.º 14-2018, Reglamento de la Ley N.º 976, este registro permite a la UAF:

  1. Crear perfiles de los Sujetos Obligados y sus Oficiales de Cumplimiento,
  2. Conocer y comprender el contexto de los Sujetos Obligados supervisados por la UAF y evaluar los riesgos de LA/FT/FP, a los que pudieran estar expuestos,
  3. Organizar supervisiones basadas en los riesgos de LA/FT/FP, dirigidas a los Sujetos Obligados supervisados por la UAF,
  4. Establecer comunicaciones con los Sujetos Obligados que coadyuven al cumplimiento de las funciones de análisis y supervisión, y
  5. Apoyar la realización de análisis estratégicos de LA/ FT/FP.

Por tanto, se emitió la Resolución N.º UAF-N-016-2019, la cual fue aprobada el 21 de enero de 2019 y regula los requisitos y procedimientos que los Sujetos Obligados deben cumplir para inscribirse en el Registro de Sujetos Obligados de la UAF, actualizar su información y cancelar su registro. Su ámbito de aplicación cubre a las instituciones financieras y actividades y profesiones no financieras, listadas en el artículo 9 de la Ley N.º 977.

¿En qué consiste la actualización de Registro ante la UAF?

El capítulo IV de la Resolución N.º UAF-N-016-2019, establece la obligación de actualizar la información de registro ante la UAF, específicamente en su artículo 11. La importancia de mantener actualizada la información de registro, se basa en la necesidad de que los Sujetos Obligados como parte del Sistema Nacional ALA/CFT/CFP, en su labor de prevención, mitigación y detección temprana de los riesgos asociados al LA/FT/FP, coadyuven con la UAF a proteger la integridad de la economía nacional y se fortalezca esa relación de intercambio de información, cooperación y coordinación.

El artículo 11 señala que los Sujetos Obligados deberán notificar y adjuntar a través del SIREL, toda aquella información y documentos que hayan sufrido cambios reformas o que ya no estén vigente, dentro de los 15 días posteriores a que estos cambios ocurran, estos pueden ser cambios sobre: domicilio, datos de contacto, estructura accionaría, reformas de actas o escrituras de constitución y sus estatutos, miembros de la junta directiva o consejo de administración, poderes de representación y documentos de identidad del representante legal o cualquier otra actualización de información proporcionada al momento de su registro, específicamente la que se refleja en el Capítulo II, en los artículos del 4 al 6, según corresponda.

¿Cuándo debo mandar los Estados Financieros a la UAF?

En el párrafo último del artículo 11 de la Resolución N.º UAF-N-016-2019, se establece la obligación de envío de los estados financieros auditados o certificados por un CPA, estos deben ser remitidos a la UAF mediante el SIREL, en los primeros diez días del mes de abril de cada año.

¿De qué período son los Estados Financieros que deben presentarse a la UAF?

Los estados financieros que se deben remitir a la UAF, conforme lo establecido en el párrafo último del artículo 11 de la Resolución N.º UAF-N-016-2019, corresponden al último cierre fiscal, a excepción de aquellos Sujetos Obligados que estén bajo el régimen de cuota fija.

¿Cuáles son las causales para solicitar la cancelación del registro?

El capítulo V de la Resolución N.º UAF-N-016-2019 establece aquellas causas por las cuales el Sujeto Obligado podrá solicitar la cancelación de su inscripción ante la UAF y los requisitos específicos para realizar este procedimiento.

Estas circunstancias son cuando:

  1. El Sujeto Obligado es una persona natural que ha fallecido y su actividad económica es descontinuada,
  2. El Sujeto Obligado es una persona jurídica que se ha extinguido,
  3. El Sujeto Obligado ha cambiado su actividad económica por otra que no corresponde a ningún tipo de Sujeto Obligado, según la legislación vigente,
  4. Dos o más Sujetos Obligados se han fusionado, extinguiendo la personería jurídica del Sujeto Obligado que solicita la cancelación de su registro, o
  5. Dos o más Sujetos Obligados se han fusionado, extinguiendo su personería jurídica para dar lugar a una nueva entidad.

¿Cómo cancelar el registro ante la UAF?

El procedimiento para cancelar una inscripción ante la UAF es mediante una carta de solicitud de cancelación de registro, remitida vía plataforma electrónica (SIREL), explicando el o los motivos de dicha cancelación y adjuntar, según sea el caso o la causal que lo motive, los debidos soportes; estos son Acta de defunción en caso de que sea una persona natural que ha fallecido; constancias emitidas por la DGI y la Alcaldía Municipal respectiva, donde manifieste el cierre de la entidad o cese de la actividad económica particular que le convierte en Sujeto Obligado; Escritura Pública debidamente inscrita, mediante la cual se establezca la fusión de dos o más personas jurídicas; Resolución emitida por su ente supervisor cuando aplique; y una Declaración notarial en que se haga constar que la información que provee es verdadera, correcta y completa.

Una vez presentada esa información, la UAF tiene 15 días para la revisión, si la documentación presenta defectos o inconsistencias, se le notificará al SO para que los subsane en un período no mayor a siete días, si la solicitud y documentos están debidamente fundamentados, la UAF emitirá una carta que así lo haga constar.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

¿Qué información del Oficial de Cumplimiento se debe actualizar y cuándo?

Toda aquella información que se describe en el artículo 6 de la Resolución N.º UAF-N-017-2019 y es precisamente la información y documentación que entregaron cuando se registraron ante la UAF como Oficiales de Cumplimiento, como cambios de domicilio, datos de contacto, capacitaciones recibidas en PLA/FT/FP, y/o documentos de identidad si ya no tienen vigencia.

Esta información debe ser remitida por la plataforma electrónica de la UAF en el módulo de actualización de información y perfil del Oficial de Cumplimiento, ¿Cuándo? Siempre dentro de los quince días posteriores a la ocurrencia de cualquiera de estos cambios.

¿Cuándo notificar sustituciones temporales o definitivas del Oficial de Cumplimiento?

Las sustituciones temporales y definitivas deberán ser notificadas a la UAF dentro de los tres días posteriores a su inicio.

En el caso específico de la ausencia o sustitución temporal debe notificarse mediante el correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., y esta no podrá exceder de noventa días. Puede ser sustituido por el Representante Legal del Sujeto Obligado, cuando tenga menos de treinta empleados, o el Oficial de Cumplimiento suplente, cuando haya uno designado.

Si esta sustitución supera el tiempo previsto, que son los 90 días, se deberá proponer a alguien que asuma el cargo, esta propuesta la realizará el Representante Legal mediante el procedimiento establecido.

En el caso de la sustitución definitiva se notifica mediante una solicitud de baja, remitida a través del SIREL en la opción de actualización de registro, listado de documento, y seleccionando la categoría Baja de Oficial de Cumplimiento, la que debe ir dirigida al director de la UAF y firmada por la máxima autoridad del Sujeto Obligado.

El Sujeto Obligado cuenta con treinta días desde la notificación que haga a la UAF, de la separación del cargo para proponer a un nuevo Oficial de Cumplimiento, conforme lo establecido en los artículos 6 y 7 de la Resolución N.º UAF-N-017-2019, en caso de que no la tenga lista en este plazo, podrá solicitar prórroga de quince días por una vez para hacer su propuesta.

¿Qué es una Declaración Notarial?

Es el instrumento autorizado por un Notario Público, por medio del cual una persona declara un hecho o información en la que asume su responsabilidad legal sobre lo declarado, a fin de hacer constar que la información presentada para aprobar la propuesta de Oficial de Cumplimiento está acorde a lo establecido por la UAF.

Esta debe indicar de forma específica el número de Resolución y que la persona propuesta no concurre en las circunstancias relacionadas en el artículo 6, numeral 3 de la Resolución N.º UAF-N-017-2019.

SUPERVISIÓN

¿Cuáles son los tipos de supervisiones que realiza la UAF?

La UAF desarrolla los siguientes tipos de supervisión:

1. De acuerdo con el lugar en que se apliquen:

a. Presencial o in situ. 
b. A distancia o extra situ. 

2. En función de su programación: 

a. Regular 
b. Especial

Una Supervisión presencial o in situ, es aquella en que las acciones de supervisión se realizan con presencia de representantes del Sujeto Obligado, en el o los locales donde desarrolla su actividad comercial.

La Supervisión a distancia o extra situ, es aquella en que las acciones de supervisión se desarrollan desde las oficinas de la UAF y en que los documentos e informaciones sujetas a fiscalización son remitidos por el Sujeto Obligado, a través de medios físicos o sistemas informáticos.

Una Supervisión regular, es una supervisión programada que verifica la correcta gestión de riesgos de LA/FT/FP y el cumplimiento normativo de las obligaciones ALA/CFT/CFP del Sujeto Obligado.

La Supervisión especial, es una supervisión no programada que se realiza cuando se presentan circunstancias que evidencien la necesidad de efectuar una supervisión de manera inmediata.

¿Cuáles son los documentos que se deben presentar durante una supervisión?

Según lo establecido en la Resolución N.º UAF-N-018-2019, Normativa para la Supervisión de los Sujetos Obligados regulados por la UAF en materia de PLA/FT/FP, durante la ejecución de la supervisión regular o especial, in situ o extra situ, el personal designado por la UAF solicitará al Sujeto Obligado, la información y documentos requeridos previamente en la notificación para su correspondiente revisión.

De igual manera, en relación con el alcance de la supervisión, se podrá requerir: 

1. Información adicional a la solicitada en la notificación de la supervisión, tales como documentos y registros.

  1. El acceso a programas informáticos.

Tanto para las supervisiones in situ como las extra situ, deberá facilitar sin restricción ni demora alguna, la información o documentación requerida relacionada con las materias sujetas a supervisión.

¿Qué debe incluir el plan de acción?

Luego de concluida una supervisión por parte la UAF y cuando se identifiquen debilidades en la gestión de los riesgos y el cumplimiento normativo, la UAF orientará al Sujeto Obligado que elabore un plan de acción para su superación, el que deberá contener las actividades o medidas propuestas por el Sujeto Obligado para superar y/o mitigar las debilidades identificadas, así como las fechas de cumplimiento de estas para mejorar el programa de prevención del LA/FT/FP, de acuerdo con el formato establecido por la UAF para tal fin.

El formato de Plan de Acción podrá ser estructurado usando como guía el modelo siguiente:

[Rellenar con el nombre del Sujeto Obligado]

Hallazgos citados por la UAF

Medida propuesta

Fecha de cumplimiento

Responsable de la ejecución

Responsable de seguimiento

[Rellenar con los Hallazgos citados por la UAF en el informe de supervisión].

[Rellenar con la medida que el Sujeto Obligado pretende cumplir el hallazgo citado por la UAF].

[Rellenar con la fecha específica de cumplimiento de la medida propuesta. P. ej. 22 de agosto 2019].

[Detallar el nombre de la persona responsable de la ejecución de la medida propuesta].

[Detallar el nombre de la persona que es responsable de dar seguimiento al cumplimiento de estas medidas].

El plan de acción debe ser firmado por el Oficial de Cumplimiento y aprobado por los gerentes, directores o administradores que están encargados de la gestión de la sociedad.

En el caso de que el Sujeto Obligado sea una persona natural, el plan de acción deberá ser autorizado por ésta y deberá ser remitido a la UAF en un plazo que no exceda los cinco (5) días a partir que el informe de supervisión sea remitido al Sujeto Obligado.

SIREL

¿Cómo enviar un documento por la plataforma SIREL?

Ingresar al Sistema de Reportes en Línea (SIREL), a través del enlace www.uaf.gob.ni opción SIREL, luego deberá ingresar al sistema con su Usuario y Contraseña, en la pestaña “Actualizaciones de Documentos”, se le desplegará un submenú con la opción “Listado de Documentos”, a la que al darle clic, se le desplegará un listado con las diferentes opciones de archivo que puede remitir a la UAF, para lo cual deberá seleccionar la categoría de documento correcta y que coincida con el documento a enviar.

Una vez indicada la categoría, deberá seleccionar Agregar/Editar Documentos, seleccionar el botón “Examinar” y luego seleccionar la opción “Subir Archivo”. Los archivos para adjuntar pueden ser en formato Word, Excel, o PDF, y no exceder los 4 mega de capacidad.

¿Cómo saber si se ha recibido la información adjuntada por la plataforma SIREL?

Una vez que se han agregado los archivos por tipo de documento en el Sistema SIREL, se selecciona el documento agregado, y se da clic en el botón de “Enviar”, si el estado del documento dice “Enviado”, y lo intenta enviar nuevamente, aparecerá un mensaje indicando que ya ha sido enviado correctamente.

Si está en estado de “Iniciado”, se puede seleccionar y después se da clic en el botón “Enviar”, el cual le mostrará un diálogo para confirmar el envío.

Una vez que el documento ha sido enviado a la Unidad de Análisis Financiero, usted recibe una notificación de recepción de documento, con la categoría del documento que remitió. Luego de que el mismo sea validado por los analistas/especialistas de la UAF, le llegará un correo de aprobación o rechazo del documento, para este último con la causal de rechazo.

¿Qué debo hacer si la plataforma SIREL me señala algún error?

Para ingresar al Portal del Sistema de Reporte en Línea (SIREL), se debe digitar el Usuario de la persona registrada como Oficial de Cumplimiento y la clave de acceso que la UAF le envió a su correo electrónico, o bien le fue entregada personalmente, según el caso. Si el Sistema le llegara a presentar algún error, debe notificar de forma inmediata a la UAF, mediante el correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. indicando la situación que se le ha presentado, adjuntando una captura de pantalla del mensaje del Sistema.

OTROS TEMAS

¿Si no he tenido operación alguna, me aplica realizar una evaluación de riesgo?

  1. Dependiendo de las circunstancias, una evaluación de riesgo puede ser retrospectiva o prospectiva, cuantitativa o cualitativa, o una combinación.
  2. Las evaluaciones de riesgo retrospectivas tienen la ventaja de basarse en datos de eventos pasados ​​para ayudar a anticipar problemas futuros.
  3. Las evaluaciones de riesgo prospectivas intentan ver el futuro sin de datos históricos. Cuando el proceso de evaluación de riesgos se basa en poca o ninguna información, debe fundamentarse en el uso de cualquier información conocida para anticipar resultados reales o potenciales. Este enfoque se basa principalmente en indicadores cualitativos en lugar de cuantitativos.
  4. En el caso de su empresa, consideramos que su evaluación debería tomar en consideración situaciones que podrían surgir en un futuro próximo; por ejemplo, su evaluación de riesgos debería considerar el impacto de sus productos, servicios o tipos de clientes, cuando lleguen a ocurrir operaciones o el uso nuevas tecnologías para proveer sus servicios.
  5. Las entrevistas estructuradas y semiestructuradas y el análisis de causa y efecto (organizado en un diagrama de Ishikawa), son ejemplos de técnicas de evaluación de riesgos que podría consultar para determinar cómo identificar los riesgos de su actividad.

¿Qué período debe comprender la Evaluación de Riesgo y cuándo debe ser remitida a la UAF?

Para el año en curso, las Instituciones Financieras y las APNFD supervisadas por la UAF deberán de dar cumplimiento a lo establecido en la “Disposición Transitoria” de las resoluciones N.º UAF-N-019-2019 y N.º UAF-N-020-2019, respectivamente, por lo que deberán realizar una evaluación de riesgo que abarque los años 2017 y 2018 y que sea remitida a la UAF en la segunda quincena de julio de 2019.

Después de esta, la siguiente evaluación analizará información de los años 2019 y 2020 y el informe resultante deberá entregarse a la UAF en los primeros diez días del mes de abril del año 2021.

Si se registró en el primer semestre de 2019, o si ya realizó y remitió a la UAF informes de evaluación de riesgos correspondientes a los años 2017 y 2018, deberá analizar y evaluar la información de los años 2019 y 2020 y el informe resultante deberá entregarse a la UAF en los primeros diez días del mes de abril del año 2021.

Los informes posteriores para todos los casos mencionados deberán seguir esa periodicidad conforme lo establece el artículo 4 de las normativas citadas, es decir, se remitirán dentro de los primeros diez días de abril del año que corresponda.

¿Qué período debe comprender la Auditoría Externa y cuándo debe ser remitida a la UAF?

Para el año en curso, las Instituciones Financieras y las APNFD supervisadas por la UAF, deberán de dar cumplimiento a lo establecido en la Disposición Transitoria de las resoluciones N.º UAF-N-019-2019 y N.º UAF-N-020-2019, respectivamente, deberán realizar una Auditoría Externa conforme a las disposiciones de las resoluciones anteriormente citas, que abarque el período comprendido entre enero y diciembre de 2018 y el informe resultante deberá ser remitido a la UAF en la segunda quincena de julio de 2019.

Si ya lo realizó y remitió a la UAF un informe de Auditoría Externa sobre el programa de prevención desarrollado entre enero y noviembre de 2018, conforme las resoluciones de prevención derogadas, no estará obligado a entregar una Auditoría Externa en julio de 2019.

Si se registró en el primer semestre de 2019, deberá realizar la siguiente Auditoría Externa en el 2021, que comprenda la revisión de los años 2019 y 2020 y el informe resultante deberá entregarse a la UAF en los primeros diez días del mes de abril del año 2021.

Las Auditorías Externas y sus informes resultantes posteriores, para todos los casos deberán seguir esa periodicidad, es decir, se remitirán dentro de los primeros diez días de abril del año que corresponda.

¿A qué se refiere con verificar la identidad del cliente con datos o información confiable y de una “fuente independiente”?

La verificación de la identidad del cliente debe hacerse mediante documentos, datos o información confiable y de una fuente independiente. El párrafo 2 del artículo 14 de la Resolución N.º UAF-N-019-2019-para las IF- y el párrafo 2 del artículo 9 de la Resolución N.º UAF-N-020-2019-para las ANPNFD-, establece una lista amplia de documentos de fuente independiente, que deben ser empleados para identificar al cliente que sea persona natural o persona jurídica y para el representante legal de éste. La fuente de estos documentos es considerada “independiente”, porque no son producidos por el cliente mismo, sino, por agencias gubernamentales o notarios públicos.

Si el Sujeto Obligado considera necesario solicitar documentos, datos o información adicionales para identificar al cliente, estos deben provenir de una fuente igualmente confiable e independiente. Por tanto, no serían aceptables documentos emitidos por una empresa del cliente. Ejemplos, de documentos de fuente independiente, distintos de los ya previstos, son las facturas por servicios públicos o cualquier factura que acredite la dirección del cliente.

¿Los Certificados de Inscripción Registro Sujetos Obligados, tienen vencimiento?

El certificado de inscripción como Sujeto Obligado ante la UAF no tiene fecha de vencimiento. El certificado puede cambiarse únicamente si el Sujeto Obligado actualiza información de registro que modifique los datos del certificado, es decir, cambio de razón social y domicilio, lo cual deberá de notificar a la UAF y se procederá a realizar los cambios para que puedan descargarlo nuevamente a través del SIREL.

En cuanto a los certificados en formato físico que se emitieron primero, ya no tienen validez, conforme lo dispuesto en la Circular Externa N.º UAF-C.E.-0067-2019.

¿Por qué no tiene fecha de caducidad el certificado de inscripción de registro de Sujetos Obligados?

Los certificados de registro no tienen fecha final de validez porque:

  1. Efecto: Su único efecto es dar constancia de que el Sujeto Obligado está inscrito en el Registro de Sujetos Obligados de la UAF, conforme el artículo 17 del Decreto N.º 14-2018.
  2. Condición de “inscrito”: La UAF considera que la condición de “inscrito” no se interrumpe, sino hasta la cancelación del registro, de acuerdo con los artículos 9, 10, 12 y 13 de la Resolución N.º UAF-N-16-2019.

¿Qué es el Informe Semestral y qué información debe contener?

El Informe Semestral es un instrumento de medición de cumplimiento y avances del Programa de Prevención LA/FT/FP de cada Sujeto Obligado.

Los aspectos que como mínimo debe contener el informe, según lo establecido en el artículo 11, numeral 4 de la Normativa UAF-N-017-2019, son los siguientes:

  1. Resumen de la gestión del Programa y del Plan Operativo Anual en Prevención del LA/FT/FP.
  2. Estadísticas de los reportes remitidos a la UAF.
  3. Estadísticas de requerimientos de información que haya recibido el Sujeto Obligado de parte las autoridades judiciales y de la UAF en materia de prevención del LA/FT/FP.
  4. Estadísticas de capacitaciones recibidas por el personal, el Oficial de Cumplimiento y máxima autoridad y las impartidas por el Oficial de Cumplimiento en materia de prevención del LA/FT/FP.
  5. Estadísticas de sanciones administrativas internas que el Sujeto Obligado ha aplicado por el incumplimiento de medidas y procedimientos de prevención del LA/FT/FP.
  6. Estadísticas de sanciones impuestas por la UAF al Sujeto Obligado, sus directores, gerentes administrativos y Oficial de Cumplimiento por infracción a las obligaciones de prevención del LA/FT/FP.
  7. Avances respecto a los planes de mejora de las deficiencias detectadas en las supervisiones efectuadas por la UAF y de auditorías independientes, según corresponda.
  8. Seguimiento a las acciones correctivas reportadas en el informe semestral anterior.
  9. Consideraciones sobre el ambiente de trabajo, limitaciones y obstáculos en la implementación del programa y planes de prevención LA/FT/FP.
  10. Necesidades adicionales de recursos.
  11. Fecha de elaboración y firma de aprobación.

Los informes abarcarán la información de los seis meses previos a su elaboración, deberán ser presentados a la máxima autoridad del Sujeto Obligado, dentro de los primeros quince días de los meses de febrero y agosto de cada año, para su aprobación y firma, luego deberán enviarse a la UAF a través del SIREL, específicamente dentro de la segunda quincena de los meses antes señalados, es decir, febrero y agosto.

Es importante resaltar que estos 11 aspectos deben ir siempre expresados en el informe y en caso de que no se tenga información al respecto, se señala en el punto que corresponde que en el período reportado no existe información y el porqué.

Los literales a y el k no pueden faltar, que son el resumen de la gestión del Programa (y del Plan Operativo Anual en Prevención del LA/FT/FP, para los Sujetos Obligados de Instituciones Financieras) y la fecha de elaboración y firma de aprobación.

En cuanto a los literales que se refieren a datos estadísticos, se sugiere sean planteados en forma de tabla estadística.

En los avances respecto a los planes de mejora de las deficiencias detectadas en las supervisiones efectuadas por la UAF y de auditorías independientes que es el literal g, se debe detallar el seguimiento a aquellas actividades que se propusieron tanto en el plan de acción, que es resultado de una supervisión que haya realizado la UAF y que están ejecutando dentro del período que están reportando en el informe, y el seguimiento de aquellas acciones que también están ejecutando en el período reportado y que son parte de las mejoras que se propusieron como resultado de las auditorías externas que se han realizado en el Sujeto Obligado.

En literal h, relativo al seguimiento a las acciones correctivas reportadas en el informe semestral anterior, es básicamente incorporar también los avances de las actividades que continúan ejecutando y que fueron reportadas en el período anterior o informe anterior.

Los literales i y j son aspectos que casi nadie reporta, sin embargo, se deben incluir y señalar.

Los Oficiales de Cumplimiento se encuentra la obligación de conservar los archivos de todos los informes semestrales que elabore.

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