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Infolaft.- 5 de febrero del 2019/ El compliance es un concepto que ha tomado fuerza en los últimos años. Sin embargo, en muchas entidades todavía se ven fallas en su implementación, las cuales podrían evidenciar que a pesar de que este concepto está de moda, todavía hay mucho por hacer.

Compliance: definición

El compliance es, según el Comité de Basilea, una ‘‘función independiente que identifica, asesora, alerta, monitorea y reporta los riesgos de cumplimiento en las organizaciones”.

Además, el compliance también se entiende como el “riesgo de recibir sanciones por incumplimientos legales o regulatorios, sufrir pérdidas financieras, o pérdidas de reputación por fallas de cumplimiento con las leyes aplicables (…)’’.

Dicho esto, el compliance ha venido adquiriendo cada vez más importancia en el mundo empresarialdadas las consecuencias negativas que puede traer no hacerlo.

No obstante, su aplicación también trae muchas ventajas, entre las cuales podemos enunciar las siguientes: 

Generación de confianza para el mercado con el posterior favorecimiento de la inversión

Mejoría del control que los administradores tienen sobre la organización

Proyección de un compromiso ético.

Compliance: ¿en qué debe estar basado?

El programa de compliance que implementen las empresas debe estar basado en procedimientos que garanticen que la empresa, directivos, empleados y demás vinculados cumplan con el marco normativo interno y externo.

Esto incluye las políticas corporativas, los compromisos contractuales y el código de ética o conducta.

La regulación en este sentido es cada vez más amplia y exigente y ya no se limita al sector financiero, sino que se ha venido extendiendo a muchos sectores de la economía.

En este punto vale la pena mencionar algunas de las principales funciones que un departamento decompliance debe tener a cargo: 

Identificar los riesgos a los que se enfrenta la empresa.

Diseñar e implementar los controles para proteger a la empresa de los riesgos identificados.

Hacer monitoreo e informar sobre la eficacia de los controles implementados para mitigar los riesgos.

Resolver las dificultades de cumplimiento que lleguen a presentarse.

Asesorar a la empresa sobre las normas y los controles.

Formar a los empleados y directivos sobre las materias de su competencia.

Informar a la alta dirección sobre los riesgos y deficiencias identificadas.

Además, el equipo encargado de las funciones de compliance debería contar con tres características fundamentales: independencia, autoridad y recursos suficientes para llevar a cabo su labor. 

El Compliance y la mitigación del fraude

Sn duda este es uno de los riesgos que un adecuado sistema de compliance debe mitigar.

En los últimos años grandes firmas de consultoría y auditoria han enfocado sus esfuerzos en adelantar estudios sobre las formas en las cuales se materializa este riesgo en las empresas, perfiles de las personas que cometen fraude y formas de mitigar estos riesgos a través del fortalecimiento de la función de compliance.

Por ejemplo, hace unos años Kpmg publicó un estudio sobre perfiles globales del defraudador en el que analizaron las características del perfil de los defraudadores de conformidad con los resultados arrojados por un cuestionario realizado en diferentes partes del mundo por el área forense.

Como características relevantes se encontró que la tecnología es un facilitador del crimen y en cuanto más avanzada es, más formas surgen para utilizarla en forma no debida.

En un alto porcentaje de los casos se utilizó la tecnología para la creación de información falsa en registros contables, los correos electrónicos para envío de información engañosa o se abusó del acceso a los sistemas informáticos de la empresa.

A pesar de este riesgo el estudio encontró que no se evidencia una tendencia en las compañías para tomar acciones de prevención y detección en este sentido.

Adicionalmente, se han identificado algunas características específicas respecto de los defraudadores: 

Principalmente son hombres entre los 36 y 55 años de edad.

Son empleados con una antigüedad superior a seis años.

Generalmente pertenecen a niveles ejecutivos o de dirección.

Son autocráticos y amables.

Su principal motivación es la ganancia personal.

Kpmg agregó que durante el desarrollo del estudio encontraron que los defraudadores prefieren actuar acompañados (más de 5 personas), ya que esto facilita evadir los controles internos, y generalmente en los grupos de defraudadores hay personas externas a la organización.

En cuanto a los mecanismos para identificar el fraude, la encuesta arrojó que generalmente el mecanismo es una queja o denuncia, seguida de revisiones de la alta gerencia.

Por su parte, el porcentaje de los fraudes detectados por accidente corresponde a aquellos hallados por la auditoría interna. 

Compliance: fallas frecuentes y posibles soluciones

Según numerosos estudios y casos recientes, puede observarse que dentro de las fallas más frecuentes de las empresas en cuanto a compliance se encuentra la implementación de sistemas sin el adecuado conocimiento de la compañía y el desarrollo del sistema sin tener en cuenta el sistema de gestión de riesgos.

Muchas empresas también fallan al no diseñar un plan de revisión y evaluación del funcionamiento del sistema y que el programa no tenga una inmersión adecuada en la cultura organizacional (lo que hace que la empresa no lo apropie).

Ahora bien, ante esta realidad sobre el compliance un lector puede preguntarse: ¿entonces qué se debe hacer?

Lo primero es que un programa de compliance debe incluir mecanismos para anticiparse a prácticas no deseadas dentro de una empresa y también debe incluir los mecanismos para detectar actos de corrupción, fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo, y para responder a tiempo.

Así las cosas, un programa adecuado debería incluir como mínimo lo siguiente: 

La designación de un oficial de cumplimiento o compliance officer, quien es la persona encargada de diseñar, implementar y verificar el el cumplimiento del sistema.

Diseño de un sistema de gestión de riesgos.

Implementación de un sistema de denuncias.

Implementación de un código de ética o conducta.

Adopción de políticas y procedimientos, tales como controles del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude y corrupción.

Gestión de los conflictos de interés.

Adopción de planes internos de capacitación relacionados con el manejo de los riesgos.

Sistema disciplinario que sancione efectivamente los incumplimientos al sistema.

Finalmente, es importante mencionar que el oficial de cumplimiento debe tener pleno conocimiento de la legislación aplicable y tener experiencia en el manejo de los riesgos relacionados con la función.

La persona que se elija para el cargo, debe contar con un nivel de formación suficiente, así como conocer a la organización y su cultura corporativa.

*NOTA ACLARATORIA: La Publicación de este tipo de información por parte de la UAF, es de carácter referencial y de mera ilustración para los usuarios de la página web sobre determinadas novedades y/o tópicos de especial interés en la materia de PLD/FT; y consecuentemente tiene como único fin la recomendación de lectura para su conocimiento. No constituye, por consiguiente, ninguna instrucción por parte de la UAF ni obligación alguna para los Usuarios del Sitio Web de la UAF.

Texto original publicado en: https://www.infolaft.com/lo-que-debe-tener-en-cuenta-para-mejorar-su-programa-de-compliance/

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